הרבה מדברים על משבר. אבל מוטב לדבר על הזדמנות: ימים אלו הם הזדמנות טובה לחברות ועסקים לבחון את עצמם, ולייעל תהליכים בצורה שתוביל לחסכון. אמנם יש צורך לצמצם בפעילות עסקית, אך מוטב לחסוך בהוצאות מבלי לפגוע בייצור, בטווח השירותים ללקוחות, בהשקעה בשיווק, בשימור לקוחות, ובתנאי העבודה בחברה.
לשם כך יש צורך לאתר "איים" של הזדמנויות לצמצום, שכן הרווח שבהתייעלות עכשווית הוא גם רווח לעתיד.
אחת הפלטפורמות שבהן אפשר גם לחסוך בהוצאות באופן מיידי, וגם לייעל את מערך ההוצאות לטווח הארוך, היא הוצאת פעילות הנהלת החשבונות למיקור חוץ (אאוטסורסינג).
נכון שאין כמעט חברות מתמחות בשירות זה במשק, וזאת מכמה סיבות: הראשונה היא שמתן שירות כזה מאתגר ומחייב מאוד את החברה החיצונית שמציעה לקחת על עצמה את הנהלת החשבונות של עסקים, ולא כולם בנויים להתמודדות הזו. השנייה היא שהנהלת חשבונות היא "עבודת הפרך" של התחום ו"כאב ראש" עבור חשבים ומנהלי הכספים, והסיבה השלישית היא שהנהלת חשבונות נתפשת בקרב חברות ועסקים כסוג של "הכרח" שאפשר לבצע רק "בתוך הבית", ולא כפעילות שאפשר לבצע מחוץ לחברה. אולם בראייה חדשנית, ומתוך שיקול עסקי ברור, אפשר לבצע את התהליך הזה כך שצמצומים בתחומים מכניסים של החברות לא ייפגעו.
יתרונות העבודה במיקור חוץ הם ברורים: חיסכון בעלויות תפעוליות של החזקת עובדים במשכורת מלאה, ושאר הוצאות הכרוכות בהחזקת עובד במקום העבודה. גמישות בשעות עבודה ומניעת אבטלה סמויה. ביצוע עבודה איכותית נטו. פיקוח מקצועי ועמידה ביעדים. ייעול תהליכים וקיצור זמני ביצוע. יצירת כלים ניהוליים אפקטיביים.
יתרון גדול נוסף, שהוא בונוס משמעותי לחברה הנעזרת במיקור חוץ, הוא כאשר המשרד שמציע מיקור חוץ הוא גדול, ומנוסה בפעילויות של הנהלת כספים וביצוע כל הפיקוח והשליטה בכספים של חברות (ישראליות וזרות). במקרה כזה המשרד יכול להוות מוקד להתייעצויות עבור ההנהלה. גם באופן שוטף המשרד יכול להוות יועץ שניתן לסמוך עליו בקבלת החלטות בארגון בכלל ובמחלקת הכספים בפרט.
איך מתחילים?
אנחנו, שיצאנו עם יוזמת האאוטסורסינג להנהלת חשבונות מתוך אמונה ביכולתנו לבצע את העבודה על הצד הטוב ביותר, מתחילים בבחינה של מחלקת הנה"ח:
מה הרכב השירותים הנדרשים בכדי להמשיך ולספק את אותה פעילות מקצועית, ואף להוסיף עליה? מהו תקציב מוערך לביצוע העבודה?
אילו תהליכי עבודה מתקיימים במחלקה?
כיצד אפשר לשפר אותם ולייעל אותם בעזרת תוכנות מתקדמות, תהליכים חדשניים ובחינה מחדש שלהם?
אלו דיווחים נדרשים למנהלים ומנהלי הכספים? האם דוחות אלה ואחרים אשר יכולים לשפר את תהליכי קבלת ההחלטות בעסק אכן מסופקים למקבלי ההחלטות? האם חלק מן הדוחות מיותרים ואינם תורמים לתהליך?
לאחר שאלו ברורים, מציעים תוכנית עבודה שבה תבוצע כל העבודה השוטפת של הנהלת החשבונות, באמצעות אנשי המקצוע שלנו, כלי הניהול, התוכנות והממשקים בהתאמה לצרכי הלקוח, כך שבסופו של דבר היעילות תגדל והעלות תקטן.
החיסכון בעלויות נובע מכך שההוצאה של החברה או הארגון קטנה, מאחר שהיא משלמת על עבודה בלבד, ללא כל עלות הנובעת מהחזקתם של עובדים. אך גם מכך שכאשר גוף חיצוני, מקצועי, שמטרתו להפיק את המרב מבלי להביא לבזבוז משאבים, נכנס לתמונה – הוא יכול לנקות הרבה פעילויות מיותרות, להצביע על איים של בזבוז בתהליכים, להציע חלופות לממשקים טכנולוגיים ולהטמיע סגנון עבודה יעיל וחדשני יותר.
נכון ש"חדשנות" היא מילה שמזוהה עם ימי פריחה, ועם מוצרים ולאו דווקא שירותים. אבל אנחנו, שרואים עצמנו יזמים וחדשנים, יודעים ששני התחומים האלה לא צריכים לחכות לימים של פריחה – הם אלו שיביאו את הפריחה, למי שישקיע בהם עכשיו.
